発言予定メモをもって会議に参加したら、頭が真っ白にならなくなった

会議で発言をしないといけないとき、質問されたとき頭が真っ白になることはありませんか。

なにか言おうと思って話しだすが、もっと分かるように説明してくれと言われてしまう。

まったく頭が働かなくなって言葉につまってしまう。

僕は重要な会議で、緊張すればするほど頭が真っ白になっていました。

そんなとき、赤羽雄二さんが書かれた「頭が真っ白になりそうなとき、さらりと切り返す話し方」を読み、発言予定メモを準備することで言葉につまることなくなりました。

なぜ頭が真っ白になるのか

頭が真っ白になっているときの状況を考えると、次の2つのパターンに分かれていました。

1.なにが重要かわからない

質問の意図がわからないため、手当たりしだいなんでも答えてしまう。しゃべりながら自分がなにを言いたいのか分からなくなる。

誰かから突っ込まれたら話が噛み合わなくなり、話が平行線のままになる。

2.自信がない

明らかな準備不足で、自信がないから言葉につまってしまう。

読んだ本

言葉につまることなく発言したいと思ったとき、見つけた本が「頭が真っ白になりそうな時、さらりと切り返す話し方」(赤羽雄二著)です。

この本には、普段から考えることが必要なことと、前準備がとても大事でどこまで準備をすればよいかが具体的に書いてあります。

そして読み終わったあと、チャレンジシートを書き、具体的な行動にうつしていきました。

チャレンジシート 頭が真っ白になりそうな時、さらりと切り返す話し方

頭が真っ白にならないために、発言予定メモを作成する

会議の準備をするとき、なにを言えばいいのか、なにか聞かれないか心配で自分が気になるところを手当たり次第調べていました。

しかし、会議に参加する前に 「頭が真っ白になりそうな時、さらりと切り返す話し方」 に書いてあった発言予定メモを作成することで、頭が整理され、緊張が緩和されました。

そして、発言予定メモをもって、何度も会議に参加した結果、自分なりのルーチンができあがりました。

発言予定メモを作成する前に考えること

やみくもに発言予定メモを書いても自分が気になるところをが羅列されるだけです。そのため、発言予定メモを書く前に、2つのことを考えます。

1.会議の目的はなにか

会議の目的が分からないと、何が問題かわからないため、的はずれなことを言ってしまいます。何を決める会議なのか、 論点の整理をします。

2.誰が参加するのか

参加者の部署や役職で発言の切り口が変わってきます。 発言予定メモのアイデアを出すためには、どういう人が参加するか確認します。

発言予定メモにはなにを書くか

発言予定メモは、会議の目的を理解し、参加者が分かれば、思いつくまま1文で何個も書いていきます。

そのあと、2つの視点で確認して、もれがあった場合は書き足しや修正をします。

1.自分はなにを言うのか

自分の立ち位置を確認しながら、2つのポイントで確認します。

  • 自分の所属する部署や役職で発言できる範囲か
  • 会議の目的を果たすために必要な発言がほかにないか

2.質問を想定して、それの返答があるか

参加者がどういうことを質問してくるか考え、返答になっているものが発言予定メモの中にあるか考えます。

作成の効果

発言予定メモを作成して、3つの良い効果が出てきました。

  1. 調べるところが明確になり、手当たり次第調べることが少なくなる。
  2. 言うことを覚えておく必要がないので、忘れたらどうしようという不安がなくなる。
  3. 自信をもって会議に挑むことができ、言葉につまることがなくなる。

発言予定メモがあることで会議でできることが増えた

発言予定メモを準備することで心に余裕ができ、会議中も安心して人の話を聞くことができるようになりました。

そうすると、質問をされたとき、なにを聞かれているのかが明確にわかるようになり、返答が的確になり好循環が起きてきました。

そして、会議でできることが増えてきました。

積極的に発言

発言予定メモがあるので、あとは言うか言わないかの問題です。言わないよりはマシと思って発言するようにしました。

他の人の発言を聞いてメモ

会議中に参加者がなにを言ったかを見ておきます。

自分が気になったことだけでもメモをしておき、会議が終わったあと、あの人はどうしてあのようなことを言ったのかを考えました。

いつも落ち着いて発言する人を観察

いつも落ち着いて発言ができている人を探し、どういう立ち振る舞いをしているか見て自分も真似しました。

次回会議に挑む

とにかく話を聞き、参加者がどういうことを言うかメモし、良い人の立ち振る舞いを真似することを積み重ねていくと発言予定メモの「自分がなにを言うのか」「質問を想定した返答」の質も上がっていきました。

また、 発言予定メモの内容を良くしていくためには、普段から考える力を鍛えることと、頭が前向きになる工夫が必要だと感じました。

発言予定メモをもって会議に参加し、改善を繰り返す

会議の前に発言予定メモを作成すると、少しずつ頭が真っ白にならないようになりました。

また、会議で他の人の発言をよく聞くようになり、自分と周りの立ち位置が明確になることで、会議の流れを掴むことができるようになりました。

そして会議を重ねることで、どんどん自分が成長していくのが分かります。

これからも発言予定メモを継続し、会議に積極的に参加していきます。

本の紹介